Politique de confidentialité

La société Gino LegalTech (ci-après « Gino LegalTech » ou « nous ») est consciente de ses devoirs en matière de protection des données personnelles. L’objectif de la Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») est de vous expliquer comment nous traitons vos données personnelles et comment vous pouvez exercer vos droits sur celles-ci.

Aux fins de respecter les finalités du Règlement Général sur la Protection des Données n°2016/679 du 27 avril 2016 et de la Loi dite « Informatique et Libertés » n°78-17 du 6 janvier 1978 (ci-après dénommées ensemble la « Règlementation »), nous nous engageons à vous informer en toute transparence de nos traitements et à opérer des traitements qu’en relation avec les services que nous proposons.

La collecte, l’utilisation et l’enregistrement de vos informations nous sont nécessaires pour vous proposer les produits et services de Gino LegalTech. Les produits et services comprennent les sites web, les applications, les logiciels, et les serveurs de nos prestataires.

Pour plus de précisions, nous vous invitons à lire les détails spécifiques aux produits et services dans la présente Politique. Cette dernière s’applique pour toutes les interactions entre Gino LegalTech et vous-même, ainsi qu’aux produits et services répertoriés ci-dessous.

01 – Qui sommes nous ?

La Politique encadre les produits et services proposés par Gino LegalTech, Société à responsabilité limitée au Capital social de 200 000 euros, représentée par Philippe Ginestié, dont le siège social est situé 10, Place des Etats-Unis à Paris 75116, immatriculée au RCS de Paris sous le n°830 029 211 et n° TVA intracommunautaire : FR63830029211.

Aux fins de respecter les finalités du Règlement Général sur la Protection des Données n°2016/679 du 27 avril 2016 et de la Loi dite « Informatique et Libertés » n°78-17 du 6 janvier 1978 (ci-après dénommées ensemble la « Règlementation »), nous nous engageons à vous informer en toute transparence de nos traitements et à opérer des traitements qu’en relation avec les services que nous proposons.

La collecte, l’utilisation et l’enregistrement de vos informations nous sont nécessaires pour vous proposer les produits et services de Gino LegalTech. Les produits et services comprennent les sites web, les applications, les logiciels, et les serveurs de nos prestataires.

Pour plus de précisions, nous vous invitons à lire les détails spécifiques aux produits et services dans la présente Politique. Cette dernière s’applique pour toutes les interactions entre Gino LegalTech et vous-même, ainsi qu’aux produits et services répertoriés ci-dessous.

02 – Quelles sont les données personnelles que nous recueillons ?

Gino LegalTech traite les données personnelles que vous lui fournissez directement, dans le cadre de ses interactions avec vous et à travers ses produits et services. Certaines de ces informations sont obtenues indirectement, en recueillant des données sur vos interactions et vos utilisations de nos produits et services. De telles informations peuvent concerner les choix que vous effectuez, notamment en ce qui concerne vos paramètres de confidentialité.

Vous pouvez refuser de fournir vos données personnelles. Cependant, la plupart de nos produits et services nécessitent certaines données à caractère personnel pour leur fourniture. Si vous choisissez de ne pas nous fournir les données nécessaires qui nous permettent de vous proposer un produit ou un service, vous ne pourrez pas l’utiliser.

Les données personnelles collectées par Gino LegalTech sont les suivantes :

• • Identité et données d’identification (civilité, nom, prénom, coordonnées téléphoniques, adresse email)

• • Vie professionnelle (fonction, département ou service, raison sociale)

• • Données de connexion

• • Informations relatives à vos besoins concernant nos produits et services

03 – Dans quel but utilisons – nous vos données ?

Les données personnelles traitées par Gino LegalTech ont pour fondement juridique votre consentement, l’exécution d’obligations contractuelles ou de mesures précontractuelles, ou notre intérêt légitime à démarcher une clientèle potentielle et à améliorer et développer nos produits et services.

Vous êtes en droit de retirer votre consentement à tout moment, auquel cas nous cesserons immédiatement le traitement de vos données pour les finalités fondées sur ce consentement. Toutefois, le retrait de votre consentement ne rendra pas les opérations de traitement antérieures illicites.

Les finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles incluent :

• La fourniture de nos produits et services, dont la sécurisation et la résolution des problèmes
• L’amélioration, le développement et la sécurité de nos produits et services
• La communication entre Gino LegalTech et vous
• La publicité ou des communications marketing, telles des communications promotionnelles ou des présentations d’offres susceptibles de vous intéresser

Les données collectées indirectement par le biais des cookies et technologies similaires nous sont nécessaires en vue d’améliorer et d’assurer la bonne administration et l’amélioration de nos produits et services. En outre, ces données servent également notre intérêt légitime à assurer la sécurité de nos produits et services, notamment par la prévention et la détection des fraudes et incidents de sécurité.

Gino LegalTech n’utilise jamais de données utilisateur pour développer, améliorer ou entraîner des modèles d’IA Générative ou des modèles de Machine Learning.

04 – Qui peut accéder à vos données personnelles ?

Nous partageons vos données personnelles sur votre accord ou en vue de respecter nos obligations contractuelles, pour la fourniture d’un produit ou d’un service que vous avez demandé. Les données sont transmises en interne uniquement auprès des personnels habilités à effectuer de la communication et à fournir nos produits et services, ainsi qu’aux personnels en charge de leur développement et leur sécurité.

Vos données personnelles peuvent être stockées chez nos prestataires d’hébergement pour le nécessaire fonctionnement de nos produits et services. Pour le partage de ces informations, nous exigeons explicitement de ces sous-traitants qu’ils reconnaissent les principes européens de la protection des données personnelles et y adhèrent.

Gino LegalTech est également susceptible de transmettre vos données personnelles à des consultants, chargés d’apporter leur soutien dans la rédaction du contrat que vous avez conclu avec nous, ou aux organismes publics, exclusivement pour répondre à nos obligations légales et réglementaires.

* Sauf opposition de votre part, en fournissant vos données personnelles vous acceptez de recevoir des emails marketing de Gino LegalTech. Conformément à la loi Informatique et libertés du 6 janvier 1978, vous disposez d’un droit d’accès, de modification et de suppression des données personnelles vous concernant en nous contactant par email à l’adresse contact@ginolegaltech.com

05 – Transférons-nous vos données personnelles en dehors de la France ?

Dans le cadre de l’utilisation de nos produits et services au travers de Microsoft Word Online, vos données personnelles seront hébergées sur les serveurs de la société Microsoft Corporation qui sont situés en France. Vous pouvez trouver des informations complémentaires sur la localisation des donnéeshébergées chez Microsoft Corporation à l’adresse suivante : https://www.microsoft.com/fr-fr/trust-center/privacy/data-location

06 – Utilisons-nous des cookies et des balises web ?

Gino LegalTech utilise des cookies afin d’améliorer votre expérience utilisateur sur ses produits et services et d’assurer l’amélioration et la protection de ces derniers. Les cookies sont de petits fichiers texte placés sur votre appareil permettant de stocker des données qui peuvent être rappelées par les serveurs web dans le domaine qui les ont placés. Ils permettent de vous connecter à nos produits et services, de lutter contre la fraude et d’analyser les performances de nos produits et services.

Vous pouvez refuser les cookies à l’aide du bandeau d’information situé sur la page d’accueil de notre site et du paramétrage de votre logiciel de navigation.

La durée de validité de votre consentement à l’utilisation de ces cookies n’excédera pas treize mois, en application de la Délibération n°2013-378 adoptée par la CNIL le 5 décembre 2013, et pourra être prolongée par une nouvelle manifestation du consentement.

Cookies identifiants de session

Les cookies de session sont utilisés pour maintenir les données relatives à l’utilisateur durant sa navigation. Ces cookies nous sont nécessaires pour vous connecter à votre session personnelle en vue d’accéder à nos produits et services.

Cookies de mesures d’audience

Notre site utilise Google Analytics, appartenant à la société Google LLC. Nous vous informons que les informations obtenues à partir des cookies sur votre utilisation du site sont susceptibles d’être transmises à un serveur de Google LLC aux États-Unis sur lequel elles sont sauvegardées. La société Google LLC traite les informations obtenues par ce biais selon sa propre politique de confidentialité, consultable à cette adresse : https://policies.google.com/privacy?hl=fr.

Nous utilisons Google Analytics notamment à des fins de mesure d’audience et d’analyse du trafic, pour vous permettre ainsi de bénéficier d’une meilleure expérience utilisateur.

Cookies liés aux opérations relatives à la publicité

Nous utilisons également DoubleClick, solution de marketing de la société Google LLC. Ces cookies permettent la fourniture de publicité et de services liés à la publicité, tels que la collecte de données, l’analyse comportement ou le « retargeting ». Les informations obtenues à partir de ces cookies sont susceptibles d’être transmises à un serveur de Google LLC aux États-Unis sur lequel elles sont sauvegardées. La politique de confidentialité de Google LLC est aussi applicable à son outil DoubleClick.

Cookies des réseaux sociaux générés par leurs boutons de partage

Les boutons de partage des réseaux sociaux génèrent automatiquement des cookies qui sont déposés sur votre appareil. Ces cookies tiers collectent des informations qui sont traitées au travers des politiques de confidentialité de Facebook, Linkedin et Twitter.

Cookies liés aux « Call-to-Action » générés grâce au CRM

Gino LegalTech utilise Hubspot, une solution marketing de la société HubSpot. Les informations collectées relèvent de la politique de confidentialité de HubSpot et sont décrites ici : https://legal.hubspot.com/fr/privacy-policy

07 – Pendant combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Les données collectées sont conservées pour la seule durée nécessaire aux traitements auxquels vous avez consentis ou pour l’exécution de nos obligations contractuelles. Au titre du respect d’une obligation légale, Gino LegalTech est susceptible de conserver vos données personnelles durant une période plus longue mais déterminée et proportionnelle aux objectifs que poursuivis. Les données personnelles de nos clients sont supprimées après 5 ans à compter de la fin du contrat, ou à la fin du contrat pour les données de l’application Gino en cas de mise en oeuvre de la réversibilité, pour nous permettre de conserver les éléments nécessaires jusqu’au terme du délai de prescription du droit commercial. À l’issue de ces délais, nous sommes dans l’obligation de procéder à l’effacement de vos données, sous réserve des obligations légales ou règlementaires nous imposant de les archiver.

08 – Détails propres aux produits et services de Gino LegalTech ?

Rôle de Gino LegalTech et de ses clients

La mission de Gino LegalTech consiste à mettre à votre disposition une application informatique et à vous assister dans la création de vos premiers robots rédacteurs d’actes par essence anonymes. Dans cette optique, Gino LegalTech est considéré comme un sous-traitant au sens du RGPD, répondant à vos instructions en tant que responsable de traitement.

Les données personnelles enregistrées par vos robots sont stockées dans une base de données située sur les serveurs de notre prestataire d’hébergement. Vous pouvez être amenés à enregistrer dans nos produits et services des données personnelles de clients, prestataires, fournisseurs ou membres du personnel afin de rédiger des actes les concernant.

Nous tenons à vous rappeler qu’il est de votre responsabilité de ne stocker que les données strictement nécessaires aux finalités que vous poursuivez, conformément au principe de minimisation prévu par le RGPD. Selon vos saisies, Gino LegalTech est ainsi susceptible d’héberger tout type de données à caractère personnel, notamment :

• Les données d’identification
• Les informations relatives à la vie personnelle
• ‍Les informations relatives à la vie professionnelle
• Les informations d’ordre économique et financier
• Le numéro de sécurité social

Etant donné la présence potentielle de données sensibles au sens de la réglementation, Gino LegalTech est particulièrement vigilant quant à ses obligations de sécurité et de confidentialité. Nos produits et services intègrent ainsi des mesures de sécurité adaptées à la protection de ces informations. Sécurisation et traçabilité des données enregistrées par les robots. L’accès aux données personnelles de nos produits et services est encadré par un processus d’authentification des utilisateurs pour que les utilisateurs n’aient accès qu’aux données pour lesquelles ils sont habilités.

La plateforme Gino est composée des modules suivants :

– Admin : pour gérer l’application (exemple ; accès et profils des utilisateurs ainsi que les regroupements de robots et de documents produits (les ‘Domaines’) du Client )

– Gindex : pour stocker les robots créés ;

– Lab : pour créer des robots contractuels (les « Robots ») ;

– Writer : pour utiliser les robots pour produire des actes (les « Actes ») ;

– Dab : pour produire des rapports et suivre des tableaux de bord ;

– Sign : pour signer les projets de contrats ;

– Flux : pour valider les actes produits ;

– Nego : pour négocier les projets de contrats ;

En fonction des offres souscrites et du statut des personnes habilitées, l’accès aux informations personnelles enregistrées sera plus ou moins étendu. Les actions des utilisateurs de la plateforme sont stockées dans un journal applicatif. Vous disposez d’un accès à ce journal d’actions. Nous vous rappelons que vous êtes responsable de la sécurité de vos identifiants, notamment les mots de passe et codes à usage unique envoyés par SMS.

Sous-traitants de Gino LegalTech

Pour l’utilisation de notre plateforme via Microsoft Word, Gino LegalTech collabore avec Microsoft comme sous-traitant à travers son offre d’hébergement de données Azure. La mise en œuvre du RGPD est encadrée par un contrat conforme à la réglementation. Pour plus d’informations, vous pouvez trouver la politique de confidentialité de notre prestataire à l’adresse suivante : https://privacy.microsoft.com/fr-FR/privacystatement

Pour la signature électronique, Gino LegalTech fait appel au partenaire Universign, société française, dont la politique de sécurité est décrite à l’adresse suivante : https://www.universign.com/fr/politique-protection-donnees/

09 – Quels sont vos droits en vertu de la réglementation sur la protection des données personnelles  ?

Vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Demander l’accès à vos données
• Demander la rectification de vos données
• Demander l’effacement de vos données
• Demander à limiter le traitement de vos données
• Solliciter le transfert de vos données dans un format exploitable
• Vous opposer au traitement, en cas de motif légitime
• Définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès

En raison d’obligations légales ou règlementaires, Gino LegalTech est susceptible de ne pas pouvoir répondre favorablement à votre demande. Si tel est le cas, nous vous expliquerons les raisons qui nous en empêchent.

10 – Les données personnelles sont-elles traitées de façon automatisée ?

Gino LegalTech n’utilise aucun système de prise de décision automatisée. Au même titre, nous ne traitons pas vos données personnelles de manière automatique.

11 – Les données personnelles sont-elles traitées de façon automatisée ?

Cette version a été mise à jour le 28 octobre 2020. Nous nous réservons le droit de procéder à des changements sur la Politique à tout moment. Ainsi, nous vous invitons vivement à régulièrement prendre connaissance de la présente Politique.

12 – Comment puis-je exercer mes droits et me plaindre ?

Si vous souhaitez exercer vos droits relatifs à vos données personnelles ou déposer une réclamation, vous pouvez nous contacter en remplissant notre formulaire de contact disponible à l’adresse https://www.ginolegaltech.com/contact/ ou par courrier à Gino LegalTech – Service Juridique – 10, Place des Etats-Unis, 75116 Paris.

Toute demande d’exercice de droit doit être accompagnée d’une pièce d’identité . Nous vous adresserons une réponse sous un mois à compter de la réception de votre demande. Selon la complexité ou le nombre de demandes, nous sommes susceptibles de prolonger ce délai à deux mois, auquel cas nous vous informerons de ce prolongement sous un mois.

Si vous estimez que Gino LegalTech traite vos données personnelles de façon contraire à la Réglementation, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). Il s’agit de l’autorité de contrôle chargée des questions liées au traitement des données personnelles. La CNIL peut être contactée au 3, Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, par téléphone au 01 53 73 22 22, et sur son site internet : www.cnil.fr

Nous vous remercions d’avoir pris connaissance de la présente Politique de confidentialité.